Glede na namen in fazo sodelovanja lahko obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov.

​

Kontaktni in identifikacijski podatki:

​

• ime in priimek;

• e-poštni naslov;

• telefonska številka, če jo posameznik posreduje;

• država in drugi kontaktni podatki, kadar so potrebni za obravnavo povpraševanja ali izvajanje sodelovanja.

 

Podatki, povezani s povpraševanjem, orientacijsko presojo in sodelovanjem:

​

• vsebina sporočil in povpraševanj;

• informacije iz kontaktnih obrazcev;

• odgovori v Uvodnem vprašalniku za orientacijsko presojo;

• informacije o življenjski situaciji, pričakovanjih, razvojnih usmeritvah in predhodnih oblikah podpore, ki jih posameznik prostovoljno posreduje;

• podatki, potrebni za organizacijo in izvajanje sodelovanja;

• procesni zapiski v obsegu, potrebnem za kontinuiteto in odgovorno izvajanje dogovorjenega procesa;

• administrativni, pogodbeni in računovodski podatki.

 

Tehnični podatki:

​

• naslov IP;

• podatki o napravi in brskalniku;

• podatki o uporabi spletne strani;

• piškotki in podobne tehnologije;

• podatki o viru obiska spletne strani.

 

Posebne vrste osebnih podatkov

​

Inštitut ne izvaja zdravstvene ali psihoterapevtske obravnave in praviloma ne zbira zdravstvene anamneze.

​

Za odgovorno presojo ustreznosti sodelovanja pa je v določenih okoliščinah lahko potrebno razkritje omejenih informacij o zdravstvenih, psihiatričnih ali drugih okoliščinah, ki bi lahko vplivale na varnost oziroma primernost vključitve v proces.

​

Ker Uvodni vprašalnik za orientacijsko presojo vsebuje odprta vprašanja, lahko posameznik prostovoljno posreduje tudi podatke, ki sodijo med posebne vrste osebnih podatkov po 9. členu GDPR.

​

Takšne podatke obdelujemo le, kadar za to obstajata ustrezna pravna podlaga po 6. členu GDPR in ustrezen pogoj iz 9. člena GDPR. Kadar obdelava temelji na izrecni privolitvi, jo pridobimo ločeno, za jasno določen namen.

​

Posameznike prosimo, da v začetnih kontaktnih obrazcih ne navajajo podrobnih zdravstvenih, psihiatričnih ali drugih občutljivih informacij, ki niso potrebne za namen konkretnega povpraševanja.

​

Obdelava posebnih vrst osebnih podatkov je omejena na najmanjši potrebni obseg.

Povpraševanja in uvodni stik

​

Osebne podatke, posredovane prek kontaktnih obrazcev ali elektronske pošte, obdelujemo za obravnavo sporočila, odgovor na povpraševanje, začetno komunikacijo in organizacijo morebitnega uvodnega pogovora.

​

Kadar posameznik zahteva izvedbo korakov pred morebitno sklenitvijo pogodbe, je pravna podlaga člen 6(1)(b) GDPR.

​

Pri splošni komunikaciji, ki ni povezana s predpogodbenimi koraki, lahko obdelava temelji na zakonitem interesu upravljavca za odgovor na prejeto sporočilo v skladu s členom 6(1)(f) GDPR.

​

Podatkov, posredovanih za začetni stik, ne uporabljamo samodejno za neposredno trženje.

​

Orientacijska presoja ustreznosti sodelovanja

​

Podatke, posredovane v uvodnem stiku in Uvodnem vprašalniku za orientacijsko presojo, obdelujemo za presojo ustreznosti in medsebojne usklajenosti pred morebitno vključitvijo v proces.

​

Obdelava običajnih osebnih podatkov, potrebnih za izvedbo zahtevanih predpogodbenih korakov, temelji na členu 6(1)(b) GDPR.

​

Kadar posameznik posreduje posebne vrste osebnih podatkov, se ti obdelujejo samo ob obstoju ustreznega pogoja iz 9. člena GDPR, praviloma na podlagi ločeno pridobljene izrecne privolitve po členu 9(2)(a) GDPR.

​

Izvajanje dogovorjenega sodelovanja

​

Osebne podatke, potrebne za organizacijo in izvajanje dogovorjenega sodelovanja, obdelujemo na podlagi člena 6(1)(b) GDPR.

​

Če posameznik med sodelovanjem razkrije posebne vrste osebnih podatkov, se njihova nadaljnja obdelava izvaja samo ob obstoju ustreznega pogoja iz 9. člena GDPR in v potrebnem obsegu.

​

Zakonske in administrativne obveznosti

​

Podatke, potrebne za izpolnjevanje računovodskih, davčnih in drugih zakonskih obveznosti, obdelujemo na podlagi člena 6(1)(c) GDPR.

​

Informacijska varnost

Določene podatke lahko obdelujemo za zagotavljanje informacijske varnosti, preprečevanje zlorab in zaščito spletne strani ter informacijskih sistemov na podlagi člena 6(1)(f) GDPR.

​

Analitika in oglaševanje

Kadar uporaba analitičnih ali oglaševalskih tehnologij zahteva privolitev, se podatki obdelujejo na podlagi člena 6(1)(a) GDPR in ustreznih pravil o elektronskih komunikacijah.

​

Podrobnejše informacije so navedene v Politiki piškotkov.

Kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko posameznik kadar koli prekliče.

​

Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem.

​

Zahtevo za preklic lahko posameznik pošlje na maja@majaskvarc.com.

​

Po preklicu prenehamo obdelovati podatke za namen, za katerega je bila privolitev preklicana, razen kadar za nadaljnjo obdelavo obstaja druga ustrezna pravna podlaga.

​

Če druge pravne podlage ni, se podatki izbrišejo v skladu z veljavno zakonodajo.

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za posamezen namen oziroma kolikor njihovo hrambo zahtevajo veljavni predpisi ali utemeljena potreba po uveljavljanju, izvajanju oziroma obrambi pravnih zahtevkov.

​

Splošna kontaktna sporočila: praviloma največ šest mesecev po zaključku komunikacije.

​

Uvodna povpraševanja brez nadaljnjega sodelovanja: praviloma največ šest mesecev po dokončni odločitvi, da sodelovanje ne bo vzpostavljeno.

​

Uvodni vprašalniki brez nadaljnjega sodelovanja: praviloma največ tri mesece po zaključeni orientacijski presoji, razen če obstaja posebej utemeljena pravna podlaga za nadaljnjo hrambo določenih podatkov.

​

Podatki aktivnih klientov: med trajanjem sodelovanja. Nujna pogodbena dokumentacija se po zaključku praviloma hrani največ pet let, razen če zakon ali konkretne okoliščine utemeljujejo drugačen rok.

​

Procesni zapiski: med sodelovanjem in praviloma največ dvanajst mesecev po zaključku. Daljša hramba je mogoča samo ob posebej opredeljeni in pravno utemeljeni potrebi.

​

Računi in davčno pomembne listine: v zakonsko predpisanih rokih, za račune praviloma deset let po poteku leta, na katero se nanašajo, kadar se uporablja 86. člen ZDDV-1.

​

Dokazila o privolitvah: toliko časa, kolikor je potrebno za dokazovanje zakonitosti obdelave oziroma izpolnjevanje drugih pravnih obveznosti.

​

Po poteku ustreznih rokov se podatki izbrišejo, anonimizirajo ali se njihova obdelava ustrezno omeji, kadar za nadaljnjo hrambo obstaja posebna pravna podlaga.

​

Roki se lahko podaljšajo samo v potrebnem obsegu, kadar to zahtevajo zakonske obveznosti, odprti postopki ali uveljavljanje, izvajanje oziroma obramba pravnih zahtevkov.

Primarni komunikacijski kanal je elektronska pošta:

maja@majaskvarc.com

​

Za vsebinsko oziroma procesno komunikacijo se praviloma ne uporabljajo družbena omrežja ali aplikacije za neposredno sporočanje.

​

Posameznikom priporočamo, da prek običajne elektronske pošte ne posredujejo občutljivih informacij, ki niso potrebne za namen komunikacije ali sodelovanja.

Osebnih podatkov ne prodajamo tretjim osebam.

​

Podatki so lahko dostopni zunanjim ponudnikom storitev, kadar je to potrebno za delovanje spletne strani, komunikacijo, administracijo, analitiko, oglaševanje ali izvajanje drugih tehničnih in poslovnih funkcij.

​

Glede na dejansko uporabljene storitve lahko ti ponudniki vključujejo Wix, ponudnike elektronske pošte in videokomunikacij, Google, Meta, računovodski servis ter ponudnike tehnične podpore.

​

Kadar zunanji ponudniki nastopajo kot pogodbeni obdelovalci, se obdelava izvaja na podlagi ustreznih pogodbenih razmerij in v skladu z navodili upravljavca.

Pri uporabi nekaterih zunanjih ponudnikov lahko pride do prenosa osebnih podatkov v države zunaj Evropskega gospodarskega prostora oziroma do dostopa do njih iz takšnih držav.

​

Prenosi se izvajajo ob obstoju ustreznega mehanizma iz poglavja V GDPR, kot so odločba Evropske komisije o ustreznosti, standardne pogodbene klavzule ali drugi ustrezni zaščitni ukrepi.

Upravljavec uporablja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, zlorabo, spremembo ali nedovoljenim razkritjem.

​

Dostop je omejen na osebe oziroma ponudnike, ki podatke potrebujejo za izvajanje določene naloge in so zavezani k ustreznemu varovanju podatkov.

Posamezniku glede na okoliščine konkretne obdelave pripadajo pravice do:

​

• dostopa do osebnih podatkov;

• popravka netočnih ali nepopolnih podatkov;

• izbrisa;

• omejitve obdelave;

• prenosljivosti podatkov, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji;

• ugovora obdelavi, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji;

• preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi.​

 

Za uveljavljanje pravic lahko posameznik piše na maja@majaskvarc.com.

​

Posameznik ima tudi pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije.

Razvoj metodologije in raziskovalne dejavnosti Inštituta so ločene od osnovnega namena izvajanja individualnega sodelovanja.

​

Osebni podatki, zbrani za orientacijsko presojo ali izvajanje sodelovanja, se ne uporabljajo samodejno za ločene raziskovalne namene.

​

Za morebitno obdelavo osebnih podatkov za določen raziskovalni namen se predhodno opredelijo ustrezna pravna podlaga, namen obdelave in potrebni zaščitni ukrepi.

​

Podatki, ki so ustrezno in nepovratno anonimizirani tako, da posameznika ni več mogoče določiti, se lahko uporabljajo za razvojne, metodološke, statistične ali raziskovalne namene.

Spletna stran uporablja piškotke in podobne tehnologije.

​

Nujno potrebne tehnologije se lahko uporabljajo za zagotavljanje osnovnega delovanja spletne strani.

​

Druge tehnologije, zlasti analitične in oglaševalske, se uporabljajo v skladu z veljavnimi pravili in izbiro uporabnika, kadar je privolitev potrebna.

​

Podrobnejše informacije so navedene v Politiki piškotkov.

Spletna stran lahko vsebuje povezave do spletnih strani, platform ali družbenih omrežij tretjih oseb.

​

Za obdelavo osebnih podatkov, ki jo ti ponudniki izvajajo za lastne namene, veljajo njihove politike zasebnosti in pogoji uporabe.

Upravljavec lahko Politiko zasebnosti posodobi zaradi sprememb načina obdelave osebnih podatkov, uporabljene tehnologije ali veljavnih predpisov.

​

Aktualna različica je objavljena na tej spletni strani.

​

Datum zadnje posodobitve: oktober 2026